Admisiones personalizadas: la ventaja competitiva | I&G #85
Algunas ideas para conectar con los aspirantes y las familias
El proceso de admisiones es más que un simple intercambio de información; es una oportunidad para que las instituciones educativas muestren su esencia y construyan relaciones significativas con las familias. En un entorno cada vez más competitivo, donde los padres buscan más que un buen programa académico, personalizar la experiencia de admisiones puede ser el factor diferenciador que incline la balanza a tu favor.
Los desafíos de un enfoque tradicional
Muchos procesos de admisiones siguen siendo genéricos, con visitas guiadas estándar, correos electrónicos masivos y una falta de seguimiento personalizado. Este enfoque puede transmitir a las familias la impresión de ser “uno más” en la lista, afectando negativamente la percepción de la institución.
La personalización no significa complicar el sistema, sino adaptarlo para que cada familia se sienta única y valorada. A continuación, se presentan algunas acciones que puedes implementar:
1. Conoce a tus familias desde el principio
Todas las instituciones tienen un primer formulario que deben llenar las familias, pero ¿realmente se le saca el mayor provecho a esta herramienta o solo se ve como un paso más para obtener los datos de contacto?
Comienza con formularios de contacto que recopilen información clave sobre los intereses y necesidades de las familias: ¿buscan un enfoque en idiomas, deportes o un programa de excelencia académica? El uso de esta información es fundamental para conocer sus prioridades y personalizar la experiencia desde el inicio.
Una acción: Revisa la información que solicitas en el formulario. ¿Se pueden identificar las prioridades de la familia al buscar una institución educativa? Si la respuesta es no, tal vez sea momento de ajustarlo.
2. Crea experiencias personalizadas
Una vez que hayas identificado los intereses y prioridades de la familia, ¿puedes personalizar la visita guiada? Si realmente se cumple la promesa de “trato personalizado”, las visitas o recorridos por el campus no deberían ser iguales para todos.
El diálogo puede variar, el orden de presentación de los espacios puede cambiar, e incluso el tiempo que se dedica a cada área debería ajustarse según los intereses de cada familia.
Una acción: Diseña esquemas de visitas según el perfil de la familia: enfoque deportivo, idiomas, formación espiritual, etc. Incluye en la visita a los colaboradores, profesores o coordinadores más relevantes para sus intereses.
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3. No sobrestimes el uso de la tecnología
La mayoría de las instituciones han implementado CRMs (Customer Relationship Management) para dar seguimiento detallado a los prospectos. Estas plataformas permiten automatizar mensajes personalizados y registrar cada interacción.
Sin embargo, un mal uso de estas herramientas puede producir el efecto contrario: automatizaciones impersonales, correos masivos que no conectan y una experiencia genérica disfrazada de personalización.
Una acción: Pregúntate: ¿esta herramienta está pensada para facilitar mi trabajo o para mejorar la experiencia del cliente? La diferencia es sustancial. Por ejemplo: es más cómodo mandar un solo correo desde el CRM, pero ¿realmente estás considerando si las familias prefieren otros canales como mensajes de texto o WhatsApp? Lo mismo pasa con las apps escolares: invertimos en desarrollarlas, pero hay padres que no quieren una app más en su teléfono.
4. Acércate lo más posible a una atención individualizada
Una atención verdaderamente individualizada implicaría que cada familia tenga un asesor asignado. Sin embargo, muchas veces esa “atención personalizada” recae en una sola persona que debe atender a más de 100 familias, además de gestionar documentación, dar tours, tomar fotos y encargarse de reinscripciones.
¿De verdad una sola persona puede ofrecer atención individualizada con tantas tareas? Sabes la respuesta.
Una acción: Identifica qué refuerzos podrías implementar para acercarte a este ideal. Tal vez no sea posible tener un asesor por familia, pero sí puedes calcular un número más realista y apoyarte en practicantes o auxiliares para tareas operativas como documentación o fotografías.
5. Procesos a distancia
La movilidad de las familias entre ciudades y países es cada vez más frecuente, y la posibilidad de tener una experiencia a distancia con la escuela de interés puede ser un factor decisivo en su elección.
Esto plantea varios retos, entre ellos, conocer realmente las necesidades y prioridades de la familia. Si ya es un desafío lograrlo en procesos presenciales, lo es aún más a distancia. Sin embargo, esto no debería ser un obstáculo para ofrecer una experiencia significativa y diferenciadora.
Una acción: El primer paso, antes de diseñar un proceso de admisión a distancia, es contar con la apertura y disposición de los involucrados para llevarlo a cabo. Sin esa actitud, siempre aparecerán razones para no hacerlo. Por el contrario, cuando hay flexibilidad, se encuentran formas y soluciones para superar los desafíos.
6. Testimonios que resuenen
Generamos muchos materiales para mostrar los valores y fortalezas de nuestra institución, pero ¿cuáles conectan realmente con las familias? Así como personalizamos los contenidos, los testimonios también deberían ser relevantes para cada audiencia.
No se trata de presentar diez testimonios en cada visita, pero si sabes lo que valora esa familia, puedes compartirles una historia que toque sus inquietudes más profundas. Incluso puede ser un testimonio hablado, no necesariamente una producción elaborada. Si tienes un video, ¡mejor! Pero lo importante es que la historia conecte.
Una acción: ¿Tienes identificados casos de éxito? ¿Hay padres, alumnos o exalumnos dispuestos a compartir su experiencia con otras familias? Recientemente, una familia me preguntó por la experiencia de adaptación de mis hijas en otro país y colegio. Compartí mi testimonio y eso fue decisivo para que eligieran escuela... e incluso zona para vivir. El poder del testimonio auténtico que responde a una necesidad específica es una fuerza poderosa.
Personalizar el proceso de admisiones: una necesidad, no un lujo
El proceso de admisiones es más que un simple intercambio de información; es una oportunidad para que las instituciones educativas muestren su esencia y construyan relaciones significativas con las familias. En un entorno cada vez más competitivo, donde los padres buscan más que un buen programa académico, personalizar la experiencia de admisiones puede ser el factor diferenciador que incline la balanza a tu favor.