Conversaciones cruciales con el equipo de admisiones | IG #82
Fomenta la confianza e identifica mejoras
Las cifras de matrícula no dependen solo de estrategias de marketing o campañas atractivas. Muchas veces, el factor decisivo está en un lugar menos obvio: las conversaciones dentro del equipo de admisiones. ¿Cómo influyen el diálogo y la dinámica interna en el éxito de las inscripciones?
Leyendo Conversaciones Cruciales, encontré principios valiosos sobre cómo abordar temas difíciles sin que la tensión escale ni se pierda el enfoque en los acuerdos. Estas ideas pueden transformar la forma en que los equipos de admisiones —y cualquier otro departamento— gestionan discusiones clave para mejorar su desempeño.
En este artículo, exploraremos cómo mantener conversaciones claras y efectivas en entornos de alta presión, fortaleciendo la colaboración, la motivación y, en última instancia, impulsando la captación de estudiantes.
Establece un entorno seguro
Para que las conversaciones sean productivas, los integrantes del equipo deben sentirse en confianza para hablar sobre sus preocupaciones sin temor a represalias.
Un asesor de admisiones podría sentirse frustrado porque considera que las familias no están recibiendo la atención necesaria al momento de las evaluaciones y que las psicólogas están tardando mucho en dar los resultados. En lugar de callar por temor a ser percibido como crítico, un entorno seguro le permitirá expresar esta inquietud.
Durante la reunión, reconoce sus comentarios de manera neutral: “Entiendo que percibes un problema en el proceso de evaluación. Vamos a explorar cómo podemos mejorar ese proceso juntos” (pudieras decir).
Esto no solo da apertura a soluciones, sino que evita que las preocupaciones se acumulen o se conviertan en resentimientos.
Habla sobre los hechos, no sobre suposiciones
En el estrés del día a día, es fácil asumir intenciones o buscar culpables, pero esto genera fricción en lugar de resolver problemas. Mantente enfocado en datos y resultados concretos.
Si el equipo no ha cumplido con la meta mensual de nuevos inscritos, evita comentarios generalizados como “No están haciendo lo suficiente” y, en cambio, usa hechos: “De los 50 contactos generados este mes, solo 20 llegaron a visitas agendadas. ¿Qué podemos ajustar en el proceso para aumentar esa conversión?”
Esto transforma la conversación en un análisis colaborativo, en lugar de una crítica personal, y ayuda a identificar con claridad los puntos de mejora.
Busca soluciones conjuntas
Las mejores soluciones suelen surgir cuando el equipo participa activamente en la toma de decisiones. En lugar de imponer cambios, permite que los involucrados propongan ideas.
Supongamos que el proceso de llamadas iniciales a prospectos está tomando demasiado tiempo y como resultado, algunas familias están siendo contactadas tarde. En lugar de dictar cambios, involucra al equipo: “Hemos identificado que las llamadas están tardando más de lo ideal. ¿Qué ajustes creen que podríamos hacer para optimizar este paso? ¿Qué parte del proceso se puede automatizar?”.
Cuando las soluciones vienen del equipo, es más probable que las implementen con entusiasmo y compromiso.
Aplicando todo en una conversación real
Imagina esta situación: la fecha límite de inscripciones se acerca, y la meta de nuevos inscritos aún no se alcanza. Tu equipo se siente presionado y algunos están desmotivados. Utilizando los principios de Conversaciones Cruciales, podrías estructurar una reunión así:
Inicio: “Sé que estamos en un momento exigente. Antes de buscar soluciones, quiero saber cómo se sienten respecto al proceso actual.”
Datos: “Hemos recibido 40 solicitudes de inscripción este mes, pero solo 15 se han concretado. Identifiquemos juntos qué podría estar fallando.”
Participación: “¿Qué pasos creen que podríamos ajustar para facilitar la conversión? ¿Hay algo en lo que necesiten más apoyo o herramientas?”
Con estas preguntas, no solo abordas el problema de manera constructiva, sino que refuerzas la colaboración y la confianza en el equipo.
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La Importancia de los acuerdos periódicos
Un equipo de admisiones exitoso no se construye por casualidad; requiere atención constante, comunicación efectiva y liderazgo enfocado. Las reuniones periódicas no son solo un espacio para revisar metas y resultados, sino también una oportunidad para generar conversaciones significativas que impulsen el desempeño del equipo.
Estas conversaciones deben ser una vía de doble sentido, donde los participantes puedan expresar ideas, preocupaciones y sentimientos. Como director, tu papel no solo es escuchar, sino también estar atento a identificar los puntos cruciales en los que puedes y debes actuar. Preguntas como “¿Qué obstáculos enfrentan en su trabajo diario?” o “¿Qué compromisos podemos asumir para el próximo periodo?” abren la puerta a reflexiones importantes y a ajustes necesarios.
Sin embargo, las conversaciones por sí solas no son suficientes. Los acuerdos alcanzados deben traducirse en acciones concretas. Cuando las promesas no se cumplen, el impacto en la motivación y el desempeño del equipo puede ser devastador. Por eso, es esencial que cada compromiso se documente y se le haga seguimiento, fortaleciendo la confianza y la cultura de responsabilidad compartida.
Estas reuniones también son una oportunidad para identificar problemas que podrían estar frenando el desempeño del equipo. A menudo, el desafío no está solo en las metas, sino en los recursos y condiciones con las que se enfrentan. Algunas preguntas clave pueden marcar la diferencia:
Herramientas: ¿El equipo cuenta con la tecnología, los recursos y la capacitación adecuados? Un sistema ineficiente de gestión de prospectos o la falta de formación específica pueden afectar seriamente los resultados.
Condiciones laborales: ¿Los salarios son competitivos? ¿El equipo puede tomar vacaciones sin interrupciones o se siente sobrecargado? Un ambiente laboral saludable no es solo un beneficio, sino una inversión directa en el rendimiento.
Foco en admisiones: En muchos colegios, el equipo de admisiones es reducido y enfrenta una carga desproporcionada: gestionar cientos de prospectos, coordinar visitas, recopilar documentación, manejar redes sociales, organizar eventos y, en muchos casos, encargarse también de las reinscripciones. ¿Es sostenible este modelo? Tal vez sea el momento de redefinir prioridades y estructurar un equipo que realmente pueda cumplir con las expectativas del área.
Aquí es donde las estrategias de Conversaciones Cruciales se vuelven esenciales. Hablar con claridad sobre herramientas, condiciones laborales y enfoque de trabajo no solo ayuda a detectar áreas de mejora, sino que impulsa al equipo hacia un desempeño más sólido y sostenible.